您想通过法律途径追回因办理工地安全员证而未被退还的费用，首先，这涉及到的是劳务合同纠纷。根据《中华人民共和国劳动争议调解仲裁法》第五条，发生劳动争议，当事人不愿协商、协商不成或者达成和解协议后不履行的，可以向调解组织申请调解；不愿调解、调解不成或者达成调解协议后不履行的，可以向劳动争议仲裁委员会申请仲裁；对仲裁裁决不服的，除本法另有规定的外，可以向人民法院提起诉讼。这意味着，您有权先尝试协商，不成则可申请仲裁，对仲裁结果不服再提起诉讼，法律将保障您的合法权益。
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从法律角度看，确保成功追回钱款的关键在于：首先，保留所有与对方的交易记录和沟通证据；其次，及时申请劳动仲裁，利用法律程序保护自己的权益；若仲裁结果不理想，坚决提起诉讼，让法院做出公正裁决；最后，如判决对方需退款而对方仍不履行，可申请法院强制执行。每一步都依法行事，就能最大程度保障您的权益。
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在不同解决阶段，您需要准备的材料或满足的条件如下：协商阶段，需保留好与对方的沟通记录及转账凭证；仲裁阶段，需向劳动争议仲裁委员会提交书面申请、劳动证明材料（如证人证言）及费用未退还的证据；诉讼阶段，除仲裁阶段的材料外，还需准备仲裁裁决书及可能的其他补充证据。确保材料真实、完整，以便各阶段顺利进行。